Datenschutzrichtlinie

ARCHIBY.COM DATENSCHUTZ- UND COOKIE-RICHTLINIE

1. EINLEITUNG UND GELTUNGSBEREICH
1.1. Diese Datenschutz- und Cookie-Richtlinie („Richtlinie“) regelt die Grundsätze und Verfahren in Bezug auf die Verarbeitung, Speicherung, Sicherung und Übermittlung personenbezogener Daten, die über die von Archiby BV („Archiby“, „Unternehmen“, „wir“) betriebene Website unter der Domain Archiby.com sowie die damit verbundenen digitalen Plattformen („Website“ oder „Site“) erhoben werden.
1.2. Archiby ist ein in Belgien ansässiges Unternehmen und verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates („Datenschutz-Grundverordnung“ / „DSGVO/AVG“) sowie dem belgischen Datenschutzrecht und den einschlägigen Rechtsvorschriften anderer betroffener Staaten.
1.3. Diese Richtlinie gilt für alle natürlichen Personen, die die Website besuchen, sowie für alle natürlichen Personen, die auf der Website als Nutzer, registrierter Nutzer, Unternehmensmitglied, professioneller Dienstleister, Kunde oder in ähnlicher Funktion agieren („Nutzer“).

2. IDENTITÄT DES VERANTWORTLICHEN
2.1. Ihre personenbezogenen Daten werden als „Verantwortlicher“ im Sinne der DSGVO von der nachfolgend genannten Archiby BV verarbeitet:

  • Firma: Archiby

  • Anschrift: Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, Belgium

  • E-Mail: info@archiby.com

  • Telefon: +32 456 90 19 67

3. KATEGORIEN DER VERARBEITETEN PERSONENBEZOGENEN DATEN
3.1. Über die Website können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

a) Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Benutzername, Titel, Angaben zu Unternehmen/Corporate-Mitgliedern (soweit einer natürlichen Person zuordenbar).
b) Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Angabe von Land/Stadt.
c) Konto- und Nutzungsdaten: Registrierungsdaten, Anmelde- und Abmeldeprotokolle, Passwort (in unseren Systemen in nicht rückrechenbarer Form verschlüsselt), Präferenzen und Einstellungen.
d) Projekt- und Ausschreibungsdaten: Projektbeschreibungen, Ausschreibungstexte, Budgetangaben, Liefer- und Leistungsfristen, hochgeladene Zeichnungen, Fotos, Dokumente und sonstige Inhalte.
e) Kommunikations- und Korrespondenzdaten: Nachrichten innerhalb der Website, Supportanfragen, Beschwerden, Bewertungen und Feedback.
f) Finanzdaten: Rechnungsdaten, Zahlungs- und Transaktionsaufzeichnungen, Zahlungsdaten, Beträge. (Ihre Bank- bzw. Kreditkartendaten werden von externen Zahlungsdienstleistern in verschlüsselter Form verarbeitet und nicht unmittelbar von Archiby gespeichert.)
g) Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Gerätedaten, Cookie-Informationen, Log-Dateien, Sitzungsinformationen.
h) Marketing- und Profildaten: Präferenzen, Interessengebiete, besuchte Seiten, betrachtete Ausschreibungen und Projekte, Status von Kampagnen- und Newsletter-Abonnements.

4. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
4.1. Ihre personenbezogenen Daten werden zu den nachstehenden Zwecken und auf Grundlage der in der DSGVO vorgesehenen Rechtsgrundlagen verarbeitet:

a) Abschluss und Erfüllung eines Vertrages

  • Einrichtung und Verwaltung eines Benutzerkontos über die Website,

  • Veröffentlichung von Projekt-/Leistungsanfragen, Abgabe von Angeboten und Durchführung des Angebots- und Annahmeprozesses,

  • Sicherstellung der Kommunikation zwischen Nutzern, professionellen Dienstleistern, Unternehmensmitgliedern und sonstigen Serviceanbietern,

  • Durchführung von Zahlungsvorgängen, Inkasso und Rechnungsstellung.

b) Wahrung berechtigter Interessen

  • Gewährleistung der Sicherheit der Website, Erkennung und Verhinderung von Missbrauchs- und Betrugsversuchen,

  • Verbesserung der Systemleistung, der Infrastruktur-Sicherheit und der Servicequalität,

  • Prüfung von Beschwerden, Streitigkeiten und Compliance-Verstößen; Durchführung interner Kontroll- und Sanktionsmaßnahmen wie z. B. Kontosperrung oder Aufnahme in Sperr- bzw. Blacklists,

  • Aufrechterhaltung eines vertrauensbasierten Kontroll- und Prüfmechanismus auf nationaler und sektorspezifischer Ebene.

c) Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

  • Erfüllung steuerrechtlicher, buchhalterischer, finanzieller und handelsrechtlicher Pflichten,

  • Beantwortung von Auskunfts- und Herausgabeverlangen durch zuständige Verwaltungs- und Justizbehörden,

  • Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

d) Verarbeitung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung

  • Versand von elektronischen Marketinginformationen, Mitteilungen, Kampagnen, Newslettern und sonstigen kommerziellen Informationen,

  • Bereitstellung personalisierter Inhalte und Werbung mittels Cookies und ähnlicher Technologien,

  • Anzeige nutzerbezogener Empfehlungen und Vorschläge entsprechend Ihrem Profil.

5. ÜBERMITTLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
5.1. Ihre personenbezogenen Daten können zu den oben genannten Zwecken und unter Wahrung angemessener Sicherheitsmaßnahmen an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:

a) Dienstleister:

  • Unternehmen, die Hosting-, Cloud- und Rechenzentrumsleistungen erbringen,

  • Zahlungsdienstleister, Banken und Finanzinstitute,

  • Unternehmen, die IT-, Software-, Wartungs- und Supportleistungen erbringen,

  • Dienstleister im Bereich Analyse, Sicherheit, Logging und Monitoring.

b) Berater und Geschäftspartner:

  • Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und sonstige Beratungsunternehmen,

  • Geschäftspartner und Kooperationspartner, soweit dies für die Geschäftsbeziehung erforderlich ist.

c) Behörden und öffentliche Stellen:

  • Gesetzlich befugte Verwaltungs- und Justizbehörden,

  • Aufsichts- und Regulierungsbehörden,

  • Strafverfolgungsbehörden in gesetzlich vorgesehenen Fällen.

5.2. Sofern Ihre personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt diese Übermittlung ausschließlich im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO (insbesondere Art. 45–49 DSGVO) und unter Anwendung geeigneter Garantien (z. B. Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln).

6. AUFBEWAHRUNGSDAUER PERSONENBEZOGENER DATEN
6.1. Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist, sowie unter Berücksichtigung der gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen.

6.2. Im Allgemeinen gilt:

  • Konto- und Mitgliedsdaten werden solange gespeichert, wie Ihr Konto aktiv ist; im Falle der Kündigung des Kontos können sie im Rahmen gesetzlicher Pflichten für einen angemessenen weiteren Zeitraum aufbewahrt werden.

  • Finanz- und Buchhaltungsdaten werden im Regelfall für mindestens 5 (fünf) Jahre entsprechend den geltenden gesetzlichen Bestimmungen gespeichert.

  • Projekt- und Ausschreibungsdaten können zur Absicherung gegen Streitigkeiten und als Referenz in der Regel für einen Zeitraum von ca. 2 (zwei) Jahren aufbewahrt werden; nach Ablauf dieses Zeitraums können sie anonymisiert und zu statistischen Zwecken weiterverwendet werden.

  • Über Cookies erfasste Daten werden je nach Art des Cookies entweder nur für die Dauer der Sitzung oder bis zu 24 (vierundzwanzig) Monate gespeichert.

6.3. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsdauer werden personenbezogene Daten von Archiby unwiderruflich gelöscht, vernichtet oder in anonymisierter Form weiterverarbeitet.

7. SICHERHEIT PERSONENBEZOGENER DATEN
7.1. Archiby ergreift angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Hierzu gehören insbesondere:

  • Nutzung von HTTPS für eine sichere Datenübertragung,

  • Einsatz starker Verschlüsselungsverfahren,

  • rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte,

  • Firewalls und Systeme zur Erkennung und Abwehr von Angriffen,

  • Backup- und Notfallwiederherstellungsmechanismen,

  • regelmäßige Aktualisierung, Wartung und Prüfung der Systeme.

7.2. Mitarbeiter und Geschäftspartner werden hinsichtlich Datenschutz und Vertraulichkeit geschult und erhalten nur im erforderlichen Umfang Zugriff auf personenbezogene Daten, der auf ihre Aufgaben beschränkt ist.

8. DATENSCHUTZ VON KINDERN
8.1. Die Website richtet sich grundsätzlich nicht an Personen unter 18 (achtzehn) Jahren.
8.2. Es ist nicht beabsichtigt, dass Personen unter 18 Jahren ohne Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertreter ein Konto auf der Website erstellen oder personenbezogene Daten bereitstellen. Wird ein solcher Fall festgestellt, wird das betreffende Konto gesondert geprüft und gegebenenfalls geschlossen; personenbezogene Daten werden innerhalb eines angemessenen Zeitraums gelöscht oder anonymisiert.

9. RECHTE DER NUTZER (BETROFFENENRECHTE)
9.1. Als betroffene Person haben Sie gemäß DSGVO insbesondere folgende Rechte:

a) Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
b) Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten,
c) Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten,
d) Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere wenn der Verarbeitungszweck entfallen ist, eine Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung rechtswidrig erfolgt („Recht auf Vergessenwerden“),
e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
f) Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit),
g) Recht, der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen sowie der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen,
h) Recht, nicht ausschließlich einer auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden und gegen eine solche Entscheidung Widerspruch einzulegen.

9.2. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich über die folgenden Kontaktwege an Archiby wenden:

  • E-Mail: info@archiby.com

  • Anschrift: Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, Belgium

9.3. Archiby wird Ihre Anfragen grundsätzlich innerhalb von 1 (einem) Monat beantworten. In begründeten Fällen kann diese Frist gemäß DSGVO um bis zu 2 (zwei) weitere Monate verlängert werden; in diesem Fall werden Sie gesondert informiert.

9.4. Unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Aufenthaltsstaat, Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes einzureichen.

10. COOKIE-RICHTLINIE
10.1. Archiby verwendet beim Besuch oder bei der Nutzung der Website Cookies und ähnliche Technologien, um die Nutzererfahrung zu verbessern, die Sicherheit zu gewährleisten, die Leistung zu steigern und statistische Auswertungen vorzunehmen.
10.2. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer, Tablet, Smartphone oder einem vergleichbaren Endgerät gespeichert werden. Diese Dateien ermöglichen es, Ihr Gerät bei einem erneuten Besuch der Website zu erkennen.
10.3. Auf der Website werden insbesondere folgende Arten von Cookies eingesetzt:

a) Unbedingt erforderliche Cookies:
Gewährleisten die grundlegenden Funktionen der Website (z. B. Anmeldung, Sicherheit, Formularübermittlungen). Ohne diese Cookies kann die Website möglicherweise nicht ordnungsgemäß funktionieren.

b) Funktionale Cookies:
Dienen dazu, Ihre Einstellungen wie bevorzugte Sprache, Region oder andere individuelle Konfigurationen zu speichern.

c) Analyse- und Performance-Cookies:
Erfassen anonymisierte oder aggregierte Informationen über den Website-Traffic, Besuchszeiten, besuchte Seiten und ähnliche statistische Daten, um die Leistung der Website zu analysieren und zu verbessern.

d) Marketing- und Targeting-Cookies:
Werden verwendet, um Ihnen interessenbezogene Werbung und Inhalte anzuzeigen. Diese Cookies können häufig von Drittanbietern gesetzt werden und bedürfen in der Regel Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

10.4. Verwaltung Ihrer Cookies

  • Über die Einstellungen Ihres Browsers können Sie Cookies akzeptieren, ablehnen oder löschen.

  • Bitte beachten Sie, dass bei Deaktivierung von Cookies bestimmte Bereiche oder Funktionen der Website unter Umständen nur eingeschränkt oder gar nicht nutzbar sind.

10.5. Drittanbieter-Cookies
Auf der Website können Cookies von Drittanbietern eingesetzt werden, etwa im Zusammenhang mit Google Analytics, YouTube, Karten- oder Social-Media-Plugins. Die Nutzung dieser Cookies unterliegt den jeweiligen Datenschutz- und Cookie-Richtlinien der Drittanbieter. Archiby hat auf diese Cookies keinen vollständigen Einfluss; wir empfehlen, die Richtlinien der betreffenden Anbieter gesondert zu prüfen.

11. LINKS UND INTEGRATIONEN DRITTER
11.1. Die Website kann Links zu Websites, Plattformen oder Anwendungen Dritter enthalten. Für die auf diesen Seiten geltenden Datenschutz- und Cookie-Richtlinien ist ausschließlich der jeweilige Drittanbieter verantwortlich; Archiby übernimmt hierfür keine Haftung.
11.2. Nutzern wird empfohlen, vor der Übermittlung personenbezogener Daten an Drittseiten die dort gültigen Datenschutz- und Cookie-Bestimmungen sorgfältig zu lesen.

12. ÄNDERUNGEN DIESER RICHTLINIE
12.1. Archiby behält sich das Recht vor, diese Richtlinie jederzeit zu aktualisieren, zu ändern oder ganz bzw. teilweise zu ersetzen.
12.2. Änderungen der Richtlinie treten mit ihrer Veröffentlichung auf der Website in Kraft. Bei wesentlichen Änderungen bemüht sich Archiby, die Nutzer per E-Mail, Benachrichtigung oder Hinweis auf der Website zu informieren.
12.3. Die fortgesetzte Nutzung der Website nach Veröffentlichung der geänderten Richtlinie gilt als Zustimmung zu den betreffenden Änderungen.

13. INKRAFTTRETEN
13.1. Diese Datenschutz- und Cookie-Richtlinie ist am 01. Juni 2024 in Kraft getreten und über Archiby.com öffentlich zugänglich.