Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE COOKIES D’ARCHIBY.COM

1. INTRODUCTION ET CHAMP D’APPLICATION

1.1. La présente Politique de confidentialité et de cookies (« Politique ») définit les modalités et conditions relatives au traitement, à la conservation, à la protection et au transfert des données à caractère personnel collectées par l’intermédiaire du site internet Archiby.com et des plateformes numériques associées (le « Site »), exploités par Archiby BV (« Archiby », « la Société », « nous »).

1.2. Archiby est une société établie en Belgique et agit, en matière de traitement de données à caractère personnel, conformément principalement au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (UE 2016/679) (« RGPD/AVG »), ainsi qu’à la législation belge et, le cas échéant, aux autres législations nationales applicables.

1.3. La présente Politique s’applique à toutes les personnes physiques visitant le Site, ainsi qu’aux personnes physiques agissant en qualité d’utilisateur, de membre, de membre corporate, de professionnel, de client ou sous toute autre dénomination similaire sur le Site (les « Utilisateurs »).

2. IDENTITÉ DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

2.1. Vos données à caractère personnel sont traitées par Archiby BV, en sa qualité de responsable du traitement, dont les coordonnées sont les suivantes :

  • Dénomination : Archiby

  • Adresse : Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, Belgique

  • E-mail : info@archiby.com

  • Téléphone : +32 456 90 19 67

3. CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES

3.1. Les catégories de données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées via le Site :

a) Données d’identification : nom, prénom, nom d’utilisateur, titre, informations relatives à l’entreprise/membre corporate (dans la mesure où elles peuvent être rattachées à une personne physique).

b) Données de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, pays/ville.

c) Données de compte et d’utilisation : informations de compte, enregistrements de connexions et de déconnexions, mot de passe (conservé sous forme chiffrée et non réversible dans nos systèmes), préférences et paramètres.

d) Données relatives aux projets et annonces : descriptions de projets, textes d’annonces, informations budgétaires, délais de livraison, plans, dessins, photographies, documents et contenus similaires téléchargés.

e) Données de communication : messages échangés sur le Site, demandes d’assistance, réclamations, évaluations et retours d’expérience.

f) Données financières : informations de facturation, enregistrements des opérations de paiement, dates de paiement, montants. (Vos données de carte bancaire/crédit sont traitées sous forme chiffrée par des prestataires de services de paiement tiers et ne sont pas directement conservées par Archiby.)

g) Données techniques : adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, informations relatives au dispositif, enregistrements de cookies, fichiers journaux (logs), informations de session.

h) Données marketing et de profil : préférences, centres d’intérêt, pages consultées, annonces et projets visualisés, situation d’inscription à des campagnes ou newsletters.

4. FINALITÉS ET BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT DES DONNÉES

4.1. Vos données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes, sur la base des fondements juridiques prévus par le RGPD :

a) Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles
• Création et gestion de votre compte utilisateur sur le Site,
• Publication de demandes de projets ou de missions, soumission et acceptation d’offres,
• Mise en relation et communication entre les Utilisateurs, les professionnels, les membres corporate et autres prestataires de services,
• Gestion des paiements, de l’encaissement et de la facturation.

b) Poursuite de nos intérêts légitimes
• Garantir la sécurité du Site, détecter et prévenir les abus et tentatives de fraude,
• Améliorer la performance du système, la sécurité de l’infrastructure et la qualité des services,
• Examiner les réclamations, litiges et allégations de non-conformité ; mise en œuvre de processus internes de contrôle tels que la suspension de comptes, la mise sur liste noire,
• Maintenir, au niveau national et sectoriel, un mécanisme de contrôle et de supervision fondé sur la confiance.

c) Respect de nos obligations légales
• Respect des obligations légales en matière fiscale, comptable, financière et de droit des affaires,
• Réponse aux demandes des autorités administratives ou judiciaires compétentes,
• Respect des délais de conservation imposés par la loi.

d) Traitements fondés sur votre consentement explicite
• Envoi de communications commerciales, de messages marketing, d’annonces de campagnes, de newsletters et autres communications similaires par voie électronique,
• Utilisation de cookies et technologies similaires pour proposer des contenus et publicités personnalisés,
• Formulation de recommandations et de propositions adaptées à votre profil d’Utilisateur.

5. TRANSFERT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

5.1. Vos données à caractère personnel peuvent, dans le respect des finalités susmentionnées et sous réserve de la mise en place de mesures de sécurité appropriées, être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

a) Prestataires de services :
• Sociétés fournissant des services d’hébergement, de cloud et de centre de données,
• Prestataires de solutions de paiement, banques et institutions financières,
• Entreprises fournissant des services informatiques, logiciels, de maintenance et de support,
• Fournisseurs de services d’analytique, de sécurité, de journalisation (logging) et de monitoring.

b) Conseillers et partenaires commerciaux :
• Avocats, conseillers fiscaux, comptables, auditeurs et autres conseillers professionnels,
• Partenaires commerciaux et organisations avec lesquelles une coopération est mise en place, dans la mesure nécessaire à la relation d’affaires.

c) Autorités publiques et organismes officiels :
• Autorités administratives et juridictions compétentes légalement habilitées,
• Organismes de réglementation et de contrôle,
• Forces de l’ordre, dans les cas où cela est légalement obligatoire.

5.2. Lorsque vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Espace économique européen, ce transfert intervient conformément aux dispositions du RGPD et uniquement si des garanties appropriées sont mises en place (décision d’adéquation, clauses contractuelles types, ou mécanismes similaires).

6. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

6.1. Les données à caractère personnel sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, tout en tenant compte des délais de prescription et des obligations légales de conservation applicables.

6.2. À titre indicatif :
• Les données relatives à votre compte et à votre profil sont conservées aussi longtemps que votre compte reste actif ; en cas de clôture, elles peuvent être conservées pour une durée supplémentaire raisonnable afin de respecter les obligations légales.
• Les données financières et comptables sont généralement conservées pour une durée minimale de cinq (5) ans, conformément aux obligations légales.
• Les données relatives à vos projets et annonces peuvent être conservées en moyenne deux (2) ans afin de couvrir les risques de litiges et de servir de référence ; à l’issue de ce délai, elles peuvent être anonymisées et utilisées à des fins statistiques.
• Les données traitées au moyen de cookies sont conservées pour la durée de vie du cookie concerné, laquelle peut être limitée à la session ou aller jusqu’à vingt-quatre (24) mois.

6.3. À l’expiration des durées de conservation, les données à caractère personnel sont supprimées, détruites ou rendues anonymes de façon irréversible par Archiby.

7. SÉCURITÉ DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

7.1. Archiby met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement des données à caractère personnel. À cet égard :
• Les communications avec le Site sont protégées par le protocole HTTPS,
• Des méthodes de chiffrement robustes sont utilisées,
• Les droits d’accès sont limités selon des profils et rôles définis,
• Des pare-feu et systèmes de détection/présomption d’intrusion sont mis en place,
• Des mécanismes de sauvegarde et de reprise après sinistre sont prévus,
• Les systèmes sont régulièrement mis à jour et testés.

7.2. Le personnel et les partenaires d’Archiby sont informés des règles en matière de protection des données et de confidentialité. Ils ne peuvent accéder aux données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

8. PROTECTION DES DONNÉES DES MINEURS

8.1. Le Site n’est, en principe, pas destiné aux personnes âgées de moins de dix-huit (18) ans.

8.2. L’inscription sur le Site ou la fourniture de données à caractère personnel par des personnes de moins de dix-huit (18) ans sans l’accord préalable de leur représentant légal n’est pas recherchée ni souhaitée. En cas de détection d’une telle situation, le compte concerné est soumis à un examen spécifique et peut, si nécessaire, être clôturé ; les données à caractère personnel correspondantes sont supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable.

9. DROITS DES UTILISATEURS

9.1. En votre qualité de personne concernée, vous disposez, en vertu du RGPD, des droits suivants :
a) Le droit de demander si vos données à caractère personnel sont traitées ou non et, le cas échéant, d’y accéder,
b) Le droit de demander l’accès à vos données et d’en obtenir une copie,
c) Le droit d’obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes,
d) Le droit de demander l’effacement de vos données lorsque les finalités du traitement ont disparu, lorsque vous retirez votre consentement ou en cas de traitement illicite (« droit à l’oubli »),
e) Le droit de demander la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD,
f) Le droit de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement (droit à la portabilité des données),
g) Le droit de vous opposer à tout moment à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes, ainsi qu’au traitement à des fins de prospection directe,
h) Le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire, et le droit de contester une telle décision.

9.2. Vous pouvez exercer vos droits en contactant Archiby via les coordonnées suivantes :
• E-mail : info@archiby.com
• Adresse postale : Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, Belgique

9.3. Archiby s’efforcera de répondre à vos demandes dans un délai d’un (1) mois. En cas de complexité ou de nombre important de demandes, ce délai pourra être prolongé de deux (2) mois supplémentaires, conformément au RGPD ; dans ce cas, vous en serez informé.

9.4. Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente dans votre pays de résidence ou auprès de l’autorité de protection des données compétente en Belgique, si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint le RGPD.

10. POLITIQUE RELATIVE AUX COOKIES

10.1. Lors de vos visites ou de votre utilisation du Site, Archiby recourt à des cookies et à des technologies similaires afin d’améliorer l’expérience utilisateur, de garantir la sécurité, d’augmenter les performances et de réaliser des analyses statistiques.

10.2. Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur, tablette, smartphone ou tout autre appareil. Ils permettent de reconnaître votre appareil lors de visites ultérieures sur le Site.

10.3. Les principaux types de cookies utilisés sur le Site sont les suivants :

a) Cookies strictement nécessaires : Ils sont indispensables au bon fonctionnement des fonctionnalités de base du Site (connexion, sécurité, formulaires, etc.). Sans ces cookies, le Site peut ne pas fonctionner correctement.

b) Cookies fonctionnels : Ils permettent de mémoriser vos préférences, telles que la langue ou la région, et facilitent ainsi votre utilisation du Site.

c) Cookies d’analyse et de performance : Ils servent à analyser le trafic du Site, la durée des visites, les pages consultées et d’autres indicateurs statistiques, de manière anonyme ou agrégée.

d) Cookies de marketing et de ciblage : Ils sont utilisés afin d’afficher des publicités et contenus adaptés à vos centres d’intérêt. Ces cookies sont, dans de nombreux cas, déposés par des prestataires tiers et sont soumis à votre consentement explicite.

10.4. Gestion de vos préférences en matière de cookies
• Vous pouvez accepter, refuser ou supprimer les cookies via les paramètres de votre navigateur.
• Veuillez noter que la désactivation de certains cookies peut affecter le bon fonctionnement de certaines parties ou fonctionnalités du Site.

10.5. Cookies tiers
Le Site peut utiliser des cookies émis par des services tiers, tels que Google Analytics, YouTube, des services de cartographie ou des widgets de réseaux sociaux. L’utilisation de ces cookies est régie par les politiques de confidentialité et de cookies de ces tiers. Archiby n’exerce pas un contrôle total sur ces cookies ; il est recommandé de consulter directement les politiques des prestataires concernés pour obtenir des informations détaillées.

11. LIENS ET INTÉGRATIONS DE TIERS

11.1. Le Site peut contenir des liens vers des sites internet, plateformes ou applications de tiers. Archiby n’est pas responsable des politiques de confidentialité et de cookies appliquées par ces sites tiers, ni du traitement de données qui y est effectué.

11.2. Il est recommandé aux Utilisateurs de consulter attentivement les politiques de confidentialité et de cookies des sites tiers avant d’y communiquer des données à caractère personnel.

12. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

12.1. Archiby se réserve le droit de mettre à jour, de modifier ou de réviser, en tout ou en partie, la présente Politique à tout moment.

12.2. Toute modification apportée à la Politique sera publiée sur le Site et prendra effet à la date de sa publication. En cas de changements substantiels, Archiby s’efforcera d’informer les Utilisateurs par e-mail, notification ou annonce sur le Site.

12.3. Le fait de continuer à utiliser le Site après la publication de la Politique mise à jour vaut acceptation des nouvelles dispositions.

13. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR

13.1. La présente Politique de confidentialité et de cookies est entrée en vigueur le 1er juin 2024 et est accessible via le site Archiby.com.