Privacybeleid

ARCHIBY.COM PRIVACY- EN COOKIEBELEID

  1. INLEIDING EN TOEPASSINGSGEBIED
    1.1. Dit Privacy- en Cookiebeleid (“Beleid”) regelt de procedures en voorwaarden met betrekking tot de verwerking, bewaring, bescherming en doorgifte van persoonsgegevens die worden verkregen via de website met domeinnaam Archiby.com en de daarmee verbonden digitale platformen (“Website”), geëxploiteerd door Archiby BV (“Archiby”, “Vennootschap”, “Wij”).
    1.2. Archiby is een in België gevestigd bedrijf en handelt bij de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679) (“GDPR/AVG”), alsook de Belgische en andere relevante nationale regelgeving.
    1.3. Dit Beleid is van toepassing op alle natuurlijke personen die de Website bezoeken, alsook op natuurlijke personen die op de Website handelen als gebruiker, lid, zakelijk lid, professional, klant of onder een vergelijkbare hoedanigheid (“Gebruiker”).

  1. IDENTITEIT VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
    2.1. Uw persoonsgegevens worden als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt door Archiby BV, waarvan de gegevens als volgt luiden:
    • Naam: Archiby
    • Adres: Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, België
    • E-mail: info@archiby.com
    • Telefoon: +32 456 90 19 67

  1. CATEGORIEËN VAN VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS
    3.1. Via de Website kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

a) Identiteitsgegevens: Voornaam, achternaam, gebruikersnaam, titel/functie, gegevens van het bedrijf/zakelijk lid (voor zover deze aan een natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld).
b) Contactgegevens: E-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, land/stad.
c) Account- en gebruiksgegevens: Lidmaatschapsgegevens, inlog- en uitloggegevens, wachtwoord (in onze systemen versleuteld en niet omkeerbaar opgeslagen), voorkeuren en instellingen.
d) Project- en vacaturegegevens: Projectomschrijvingen, vacatureteksten, budgetinformatie, oplevertermijn, geüploade tekeningen, foto’s, documenten en vergelijkbare inhoud.
e) Communicatie- en berichtgegevens: Berichten via de Website, supportverzoeken, klachten, evaluaties en feedback.
f) Financiële gegevens: Factuurgegevens, betalingsregistraties, betaaldata en -bedragen. (Uw bank-/kredietkaartgegevens worden versleuteld verwerkt door externe betaalserviceproviders en niet rechtstreeks door Archiby bewaard.)
g) Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, apparaatgegevens, cookieregistraties, logbestanden, sessie-informatie.
h) Marketing- en profielgegevens: Voorkeuren, interessegebieden, bezochte pagina’s, bekeken projecten en vacatures, status van inschrijving op campagnes en nieuwsbrieven.

  1. DOELEINDEN EN RECHTSGRONDEN VAN DE GEGEVENSVERWERKING
    4.1. Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de onderstaande doeleinden en op basis van de in de GDPR opgenomen rechtsgronden:

a) Uitvoering van een overeenkomst
• Het aanmaken en beheren van een gebruikersaccount via de Website,
• Het publiceren van project-/opdrachtaanvragen, het indienen en aanvaarden van offertes en het beheren van deze processen,
• Het faciliteren van de communicatie tussen Gebruikers, professionals, zakelijke leden en andere dienstverleners,
• Het uitvoeren van betalings-, incasso- en facturatieprocessen.

b) Gerechtvaardigde belangen
• Waarborgen van de veiligheid van de Website, het opsporen en voorkomen van misbruik en fraude,
• Verbetering van de systeemperformantie, infrastructuurbeveiliging en kwaliteit van de dienstverlening,
• Behandeling van klachten, geschillen en meldingen van onregelmatigheden; uitvoering van interne controleprocessen zoals schorsing van lidmaatschappen en plaatsing op een zwarte lijst,
• Handhaving en verdere uitbouw van een op vertrouwen gebaseerde controle- en toezichtsmechaniek op nationaal en sectoraal niveau.

c) Naleving van wettelijke verplichtingen
• Voldoen aan fiscale, boekhoudkundige, financiële en handelsrechtelijke verplichtingen,
• Beantwoorden van verzoeken van bevoegde administratieve en gerechtelijke autoriteiten,
• Naleven van wettelijke bewaartermijnen.

d) Verwerking op basis van uw uitdrukkelijke toestemming
• Versturen van marketingcommunicatie, aankondigingen, campagnes, nieuwsbrieven en vergelijkbare commerciële berichten via elektronische weg,
• Aanbieden van gepersonaliseerde inhoud en reclame via cookies en vergelijkbare technologieën,
• Het doen van aanbevelingen en suggesties op basis van uw gebruikersprofiel.

  1. DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS
    5.1. Uw persoonsgegevens kunnen, uitsluitend voor de in dit Beleid genoemde doeleinden en met inachtneming van passende beveiligingsmaatregelen, worden doorgegeven aan de volgende ontvangers:

a) Dienstverleners:
• Ondernemingen die hosting-, cloud- en datacenterdiensten leveren,
• Betaaldienstverleners, banken en andere financiële instellingen,
• Ondernemingen die IT-, software-, onderhouds- en ondersteuningsdiensten leveren,
• Dienstverleners voor analyse, beveiliging, logging en monitoring.

b) Adviseurs en zakelijke partners:
• Natuurlijke en rechtspersonen die juridische, fiscale, financiële, audit- en adviesdiensten verlenen,
• Zakelijke partners en samenwerkingspartners, voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de zakelijke relatie.

c) Wettelijke autoriteiten en overheidsinstanties:
• Administratieve en gerechtelijke autoriteiten die daartoe wettelijk bevoegd zijn,
• Toezichthoudende en regulerende autoriteiten,
• Politie- en opsporingsdiensten in geval van wettelijke noodzaak.

5.2. Indien uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, zal dit uitsluitend gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR en mits passende waarborgen (zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen) zijn getroffen.

  1. BEWAARTERMIJNEN VAN PERSOONSGEGEVENS
    6.1. Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt en met inachtneming van de van toepassing zijnde verjaringstermijnen en wettelijke bewaartermijnen.

6.2. In het algemeen geldt:
• Lidmaatschaps- en accountgegevens worden bewaard zolang uw account actief is; na beëindiging van het account kunnen deze gegevens gedurende een redelijke periode worden bewaard in het licht van wettelijke verplichtingen.
• Financiële en boekhoudkundige gegevens worden in de meeste gevallen gedurende ten minste vijf (5) jaar bewaard, conform de toepasselijke wetgeving.
• Project- en vacaturegegevens kunnen gemiddeld twee (2) jaar worden bewaard ter afdekking van risico’s op geschillen en als referentie; daarna kunnen deze gegevens worden geanonimiseerd en voor statistische doeleinden worden gebruikt.
• Gegevens verwerkt via cookies worden, afhankelijk van het type cookie, ofwel beperkt tot de duur van de sessie, ofwel tot maximaal vierentwintig (24) maanden bewaard.

6.3. Persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden door Archiby op een zodanige wijze gewist, vernietigd of geanonimiseerd dat herstel redelijkerwijs niet meer mogelijk is.

  1. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
    7.1. Archiby treft zowel technische als organisatorische maatregelen om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen. In dit kader worden onder meer de volgende maatregelen toegepast:
    • Beveiligde communicatie via HTTPS,
    • Gebruik van sterke encryptietechnieken,
    • Rolgebaseerde toegangsbeperkingen,
    • Firewalls en systemen voor detectie en preventie van inbreuken,
    • Back-up- en disaster recovery-mechanismen,
    • Regelmatige updates en tests van systemen.

7.2. Medewerkers en zakelijke partners worden geïnstrueerd inzake gegevensbescherming en vertrouwelijkheid en krijgen uitsluitend toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken.

  1. PRIVACY VAN MINDERJARIGEN
    8.1. De Website is in beginsel niet gericht op personen jonger dan achttien (18) jaar.
    8.2. Het is niet de bedoeling dat personen jonger dan achttien (18) jaar zonder toestemming van hun wettelijke vertegenwoordiger een account aanmaken of persoonsgegevens verstrekken via de Website. Indien wordt vastgesteld dat dit toch het geval is, kan het betreffende account aan een afzonderlijk onderzoek worden onderworpen en, indien nodig, worden afgesloten; de betreffende persoonsgegevens worden vervolgens binnen een redelijke termijn gewist of geanonimiseerd.

  1. RECHTEN VAN GEBRUIKERS
    9.1. Als betrokkene hebt u op grond van de GDPR de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
    a) Het recht om te informeren of uw persoonsgegevens worden verwerkt,
    b) Het recht op inzage in uw persoonsgegevens,
    c) Het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens,
    d) Het recht op wissing van persoonsgegevens (“recht om vergeten te worden”) wanneer het doel van de verwerking is komen te vervallen, uw toestemming is ingetrokken of de verwerking onrechtmatig is,
    e) Het recht om beperking van de verwerking te verzoeken,
    f) Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te (laten) dragen (recht op gegevensoverdraagbaarheid),
    g) Het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen en tegen verwerkingen voor direct marketing-doeleinden,
    h) Het recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden, en om hiertegen bezwaar te maken.

9.2. U kunt uw verzoeken met betrekking tot deze rechten richten aan Archiby via de volgende kanalen:
• E-mail: info@archiby.com
• Adres: Excelsiorlaan 31, 1930 Zaventem, België

9.3. Archiby zal uw verzoek in de regel binnen één (1) maand behandelen. Indien noodzakelijk kan deze termijn overeenkomstig de GDPR met maximaal twee (2) maanden worden verlengd; in dat geval wordt u hiervan op de hoogte gebracht.

9.4. Onverminderd de hierboven vermelde mogelijkheden, behoudt u steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit in het land waar u woont of werkt, of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden.

  1. COOKIEBELEID
    10.1. Wanneer u de Website bezoekt of gebruikt, maakt Archiby gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de gebruikerservaring te verbeteren, de veiligheid te waarborgen, de prestaties te verhogen en statistische analyses uit te voeren.
    10.2. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet, smartphone of ander apparaat worden opgeslagen. Deze bestanden zorgen ervoor dat uw apparaat wordt herkend wanneer u de Website opnieuw bezoekt.
    10.3. Op de Website worden met name de volgende soorten cookies gebruikt:

a) Strikt noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn essentieel voor de basisfunctionaliteiten van de Website (zoals inloggen, beveiliging en formulierverwerking). Zonder deze cookies kan de Website mogelijk niet naar behoren functioneren.

b) Functionele cookies: Deze cookies helpen uw persoonlijke instellingen te onthouden, zoals taalkeuze en regio.

c) Analytische en prestatiecookies: Deze cookies worden gebruikt om websiteverkeer, bezoekduur, bezochte pagina’s en vergelijkbare statistieken op anonieme of geaggregeerde wijze te analyseren.

d) Marketing- en targetingcookies: Deze cookies worden ingezet om u relevante advertenties en inhoud te tonen op basis van uw interesses. Deze cookies worden vaak geplaatst door derde-dienstverleners en zijn onderworpen aan uw uitdrukkelijke toestemming.

10.4. Beheer van uw cookies
• Via de instellingen van uw browser kunt u cookies accepteren, weigeren of verwijderen.
• Houd er rekening mee dat bepaalde delen of functies van de Website mogelijk niet correct werken als u cookies uitschakelt.

10.5. Cookies van derden
Op de Website kunnen cookies worden gebruikt in verband met diensten van derden, zoals Google Analytics, YouTube, kaartdiensten en sociale media-plug-ins. Het gebruik van deze cookies valt onder de privacy- en cookievoorwaarden van de betreffende derde partijen. Archiby heeft geen volledige controle over deze cookies; voor meer informatie wordt verwezen naar de beleidsdocumenten van de betreffende leveranciers.

  1. LINKS EN INTEGRATIES VAN DERDEN
    11.1. De Website kan links bevatten naar websites, platforms of applicaties van derden. Archiby is niet verantwoordelijk voor de privacy- en cookiepraktijken die op dergelijke externe websites worden gehanteerd.
    11.2. Gebruikers wordt aangeraden om vóór het verstrekken van persoonsgegevens op websites van derden de desbetreffende privacy- en cookiebeleid zorgvuldig door te nemen.

  1. WIJZIGINGEN VAN HET BELEID
    12.1. Archiby behoudt zich het recht voor dit Beleid te allen tijde geheel of gedeeltelijk te actualiseren, te wijzigen of te vervangen.
    12.2. Wijzigingen in het Beleid treden in werking vanaf het moment dat zij op de Website worden gepubliceerd. In geval van belangrijke wijzigingen streeft Archiby ernaar om de Gebruikers via e-mail, melding of een interne aankondiging op de Website te informeren.
    12.3. Door de Website te blijven gebruiken, wordt u geacht het bijgewerkte Beleid te hebben gelezen en te aanvaarden.

  1. INWERKINGTREDINGSDATUM
    13.1. Dit Privacy- en Cookiebeleid is op 1 juni 2024 in werking getreden en is via Archiby.com publiek toegankelijk.